FAQ zur E-Rechnung
1. Was ist das ZUGFeRD-Format genau und welche Vorteile bietet es?
2. Muss ich technisch etwas ändern, um die neuen Rechnungen empfangen zu können?
3. Wie erkenne ich, ob eine Rechnung im ZUGFeRD-Format vorliegt?
4. Was passiert, wenn mein System das ZUGFeRD-Format nicht unterstützt?
5. Wie kann ich Rückfragen zu einer Rechnung stellen?
6. Wie kann ich prüfen, ob eine Rechnung erfolgreich in DATEV Unternehmen online importiert wurde?
7. Können Ausnahmen vom neuen Rechnungsformat gemacht werden?
8. Können Rechnungen alternativ direkt in DATEV Unternehmen online bereitgestellt werden?
9. Warum kann ich Stundennachweise nicht mehr direkt im PDF sehen?
10. Warum führt RISE PARTNERS die E-Rechnung ein?
1. Was ist das ZUGFeRD-Format genau und welche Vorteile bietet es?
Das ZUGFeRD-Format ist ein sogenanntes Hybridformat, das ein visuell lesbares PDF mit einer strukturierten XML-Datei kombiniert.
Die PDF-Datei kann wie gewohnt geöffnet und gelesen werden, während die eingebetteten XML-Daten automatisiert in Buchhaltungsprogramme eingelesen werden können.
Ihre Vorteile:
- Vereinfachte Verarbeitung in DATEV und anderen ERP-Systemen
- Wegfall manueller Dateneingabe
- GoBD-konforme elektronische Archivierung
- Zukunftssichere, standardisierte Schnittstelle
2. Muss ich technisch etwas ändern, um die neuen Rechnungen empfangen zu können?
Nein. Unsere Rechnungen werden weiterhin als PDF-Dateien per E-Mail versendet und können mit jedem Standard-PDF-Viewer geöffnet werden. Einzig das Erscheinungsbild ändert sich systembedingt geringfügig.
Wenn Ihre Buchhaltungssoftware (z. B. DATEV, Addison, Lexware, SAP) ZUGFeRD unterstützt, können die Daten dort zusätzlich automatisiert importiert werden.
Eine technische Anpassung ist also nicht erforderlich, bietet Ihnen aber Mehrwert, falls Ihr System die XML-Struktur nutzt.
3. Wie erkenne ich, ob eine Rechnung im ZUGFeRD-Format vorliegt?
Sie erkennen eine ZUGFeRD-Rechnung erst im zweiten Schritt daran, dass in den Dokumenteigenschaften oder Anhängen eine XML-Datei eingebettet ist.
Öffnen Sie das PDF einfach in Ihrem Standard-PDF-Viewer – die Rechnung sieht wie gewohnt aus. Die maschinenlesbaren Daten werden im Hintergrund mitgeführt.
4. Was passiert, wenn mein System das ZUGFeRD-Format nicht unterstützt?
Kein Problem. Unsere Rechnungen sind weiterhin als normale PDF-Rechnungen vollständig lesbar.
Wenn Ihre Software keine ZUGFeRD-Verarbeitung anbietet, können Sie die Rechnung wie bisher manuell erfassen oder einfach archivieren.
Das Format ist abwärtskompatibel – Sie verlieren keine Informationen.
5. Wie kann ich Rückfragen zu einer Rechnung stellen?
Bitte wenden Sie sich wie bisher an die in der Rechnung angegebene Ansprechperson. Diese steht Ihnen für alle inhaltlichen Fragen zur Verfügung.
Technische Fragen (z. B. zum Öffnen oder Einlesen) beantwortet Herr Jürgen Bub:
📧 support@rise-partners.de
📞 +49 89 30 90 40 116
6. Wie kann ich prüfen, ob eine Rechnung erfolgreich in DATEV Unternehmen online importiert wurde?
Nach dem Hochladen oder Import in DATEV Unternehmen online finden Sie die Rechnung unter „Belege > Belegübersicht“.
Über die Belegsuche (z. B. nach Rechnungsnummer oder Mandantennamen) können Sie kontrollieren, ob der Import erfolgreich war. Sollte die Rechnung dort nicht automatisch erscheinen, laden Sie sie bitte manuell über „Beleg hinzufügen“ hoch.
Bei Fragen oder Problemen unterstützt Sie gerne Herr Jürgen Bub.
7. Können Ausnahmen vom neuen Rechnungsformat gemacht werden?
Leider nein. Die Umstellung auf das ZUGFeRD-Format erfolgt einheitlich für alle Mandanten und für Aufträge, um eine standardisierte und sichere Abwicklung zu gewährleisten.
8. Können Rechnungen alternativ direkt in DATEV Unternehmen online bereitgestellt werden?
Ja, gerne. Auf Wunsch können wir Ihre Rechnungen direkt in DATEV Unternehmen online hochladen, anstelle oder zusätzlich zum Versand per E-Mail.
Bitte teilen Sie uns dies einfach kurz mit – wir aktivieren die entsprechende Einstellung für Sie.
9. Warum kann ich Stundennachweise nicht mehr direkt im PDF sehen?
Stundennachweise sind künftig als separate Datei-Anhänge im PDF hinterlegt. Die DATEV-Reader-Funktion kann diese Anhänge nicht automatisch darstellen.
Wenn Sie den Stundennachweis benötigen, laden Sie bitte die PDF-Datei lokal herunter und öffnen Sie die beigefügten Dateien manuell.
10. Warum führt RISE PARTNERS die E-Rechnung ein?
RISE PARTNERS führt die E-Rechnung ein, um den gesetzlichen Anforderungen zur elektronischen Rechnungsstellung in Deutschland nachzukommen und unsere Mandanten frühzeitig auf die kommenden Pflichten vorzubereiten.
Grundlage ist die Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU sowie die Änderung des Umsatzsteuergesetzes (§§ 14 und 14a UStG) im Rahmen des Wachstumschancengesetzes. Danach gilt:
- Ab 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können.
- Ab 2027 bzw. 2028 ist die E-Rechnung auch bei inländischen B2B-Umsätzen verpflichtend auszustellen (gestaffelt nach Unternehmensgröße).
Mit der Einführung stellen wir sicher, dass unsere Prozesse rechtskonform, digitalisiert und zukunftssicher sind.
Zugleich profitieren unsere Mandanten von schnelleren Abläufen, automatisierter Verarbeitung, höherer Datensicherheit und geringerem Verwaltungsaufwand. Wenn auch Sie auf den Versand von E-Rechnung umstellen wollen, sprechen Sie uns gerne an.
